El control

                Hay un dicho “si quieres que algo quede bien hecho, hazlo tú mismo”, pero hay cosas que una solo persona no puede hacer o no tiene el conocimiento para hacerlo, hay cosas para las cuales es necesaria la colaboración de muchas personas, pero estas personas ¿cómo sabrán qué hacer? si tu eres quien sabe cómo debe ser el resultado final, ¿cómo podrán sincronizarse correctamente?, ahí es cuando entra en acción el control.

                El control es supervisar lo que los demás hacen, así se procura que se den las acciones y cambios requeridos para el buen desempeño de una actividad; por eso es necesario el control, para procurar que lo que uno o la compañía quiere quede bien hecho.

                Existen tres diferentes enfoques para realizar un sistema de control:

·         Control de mercado: este enfoque subraya el uso de mecanismos externos del mercado, como por ejemplo, una compañía que utilice los aportes de su competencia para tomar las decisiones referentes a su plan de acción.

·         Control burocrático: este depende de reglas, reglamentos, procedimientos y políticas administrativas. Por ejemplo: una empresa que tenga una estructura fija para basar sus decisiones en los resultados del mes anterior, incluidas ahí quién es el que toma las decisiones.

·         Control de clan: en este enfoque los comportamientos de los empleados son regulados por valores compartidos, normas, tradiciones, rituales, creencias y otros aspectos de la cultura organizacional. Un ejemplo es una empresa que conozca cuál es su objetivo y que tenga bien en claro los medios por el cual quiere alcanzarlo y fije su sistema de control a este parámetro de comportamiento.

En este tema del control se pueden diferenciar tres tipos de estos los cuales son:

·         Control preventivo: este tipo de control busca evitar los problemas que puedan darse, por ejemplo, un administrador planea el procedimiento para realizar el suministro de su producto a la empresa que lo desea tomando las medidas necesarias para que no se presente ningún accidente.

·         Control concurrente: este tipo de control se lleva a cabo mientras se realiza la actividad. Un ejemplo es un administrador que supervise la realización del ensamblaje del producto de la compañía.

·         Control de retroalimentación: es un control que se da una vez finalizada la actividad. Por ejemplo: el administrador se pone a evaluar los resultados del mes del procedimiento del producto, desde su creación hasta la entrega de este al consumidor, de esta manera puede tomar decisiones acerca del procedimiento del próximo mes, si lo mantiene o efectúa cambios.

Conociendo ahora los enfoques de un sistema de control y los tipos de este queda a criterio de cada uno como llevar a cabo el control de su compañía. En cuanto a la frase con la que inicié la entrada, yo le haría un cambio en el caso de que no se pueda hacer la actividad uno mismo, “si quieres que algo quede bien hecho, controlalo tú mismo”.

Delegación

                Cuando es necesario que un empleado de un nivel más bajo al suyo tome las decisiones sobre un asunto, entonces en esas situaciones es cuando usted debe delegar facultades a estos empleados o empleado. Delegar es permitir que otras personas tomen las decisiones, si usted no puede estar en el lugar o no conoce todos los detalles necesarios para brindar una solución funcional entonces es necesario que delegue poder sobre alguien que pueda o que conozca el tema.

                Se debe tener cuidado a la hora de delegar, se delegó el poder de tomar decisiones pero no la responsabilidad, si el empleado al que se le delegó el poder no realiza bien su tarea sigue siendo culpa del administrador que delegó el poder. Al momento de delegar se debe ser claro cuáles son las intenciones de esta delegación y cómo es que debe ser realizada para que el empleado entregue los resultados esperados.

                Un administrador debe tener la capacidad de saber cuándo es necesario y prudente delegar su poder y, a la hora de hacerlo, debe saber brindar a su subordinado las órdenes claras de cómo realizar sus mandatos. Este administrador puede considerar a sus empleados como extensiones de su poder, más mentes capaces de decidir por sí mismas al mando de una, un administrador capaz de delegar adecuadamente puede ser considerado bueno en lo que hace y prudente en cómo lo hace.

                Esta decisión de ceder el poder no es sinónimo de admitir una incapacidad o debilidad, simplemente es reconocer la capacidad de otra persona, las personas no lo pueden todo, es necesario pedir ayuda en ocasiones y esto no nos hace menos capaces sino que nos hace más humildes.

Buena comunicación para los administradores

                Un administrador, siempre y en todo lugar, va a necesitar darse a entender de la mejor manera. Supongamos que el administrador ocupa un alto rango en la compañía, si él no sabe como comunicarse adecuadamente sus órdenes se pueden mal entender, un error como ese puede costar mucho, pueden pedir los productos equivocados o la cantidad equivocada, pueden salir afectadas muchos empleados, proveedores o personas regulares, todo porque un administrador no logró comunicarse correctamente.

                Si un administrador aprende cómo comunicarse como es debido, puede hablar con claridad frente a sus superiores, pueden cumplirse sus órdenes a la perfección ya que los demás entienden que es lo que él o ella les está solicitando, entre otros.

                 La buena comunicación es necesaria en cada faceta de las personas, en el trabajo, el hogar, la comunidad… todos nos relacionamos con personas a cada momento del día, comunicarnos es natural y lo hacemos de diferentes maneras, no hay nada de malo en comunicarnos del modo que queramos, pero es mejor si lo hacemos correctamente para evitar malentendidos y desenvolvernos mejor en nuestro entorno, especialmente en el ambiente laboral donde las relaciones son importantes y lo que decimos puede tener efectos cruciales en los demás.

                La palabra le da al hombre poder, de todas las armas que el hombre posee la palabra es tal vez la más poderosa, puede crear y destruir con la misma facilidad, usemos este don con sabiduría y aprendamos a utilizarlo correctamente.